مقدمهتعد الاجتماعات إحدى أهم الوسائل التي يتم من خلالها إدارة العمل غير الفردي ، سواءً كان هذا العمل مؤقتاً أو مستمراَ ، دلت بعض الدراسات الحديثة على أن ما بين 40% - 70% من وقت العمل يذهب ويقضى في الاجتماعات مع أن المنتج والمجدي فقط من هذه الاجتماعات هو ما نسبته 25% منها
الاجتماعات هي :
" وسيط فعال لتجميع المواهب والقدرات وإعطاء نتائج أكبر من المجهود الفردي للجميع "
أنواع الاجتماعات
- اجتماعات تبادل المعلومات
- اجتماعات اتخاذ القرارات
- اجتماعات البحث والدراسات
- اجتماعات علمية تعليمية
- اجتماعات طارئة
- اجتماعات روتينية دورية
- اجتماعات مظهرية شكلية احتفالية إعلامية
فوائد الاجتماعات
- إن وجود الاجتماعات في أي مؤسسة يساعد على تبادل الخبرات بين العاملين
- من خلال الاجتماعات يتم تقديم أحدث وأصح المعلومات من أوثق المصادر
- تعطي الفرصة للجميع للمشاركة في اتخاذ القرارات
- تكرس روح الفريق الواحد في العمل
متى تكون الاجتماعات ضرورة؟
- عند الحاجة للإبداع
- عندما يريد القائد أن يستطلع الآراء ويجمع المعلومات
- عندما تكون المعلومات المطلوبة لاتخاذ القرار متوفرة لدى كافة الأعضاء
- عندما تكون المشكلة معقدة وتتطلب معرفة واسعة لحلها
- عندما يريد المدير أن يشرك مرؤوسيه في صنع القرار أو يشعرهم بأنهم جزء مهم في العملية الإدارية أو يبني جسور الثقة معهم
- عندما يتطلب الأمر اتخاذ مواقف تنطوي على مخاطرة
- عندما يريد أعضاء المجموعة زيادة فهمهم لبعضهم البعض
- عندما تكون المجموعة كلها مسئولة عن اتخاذ القرار
لكي يكون الاجتماع منتجاً ومثمراً ويستفاد منه الفائدة القصوى لا بد من جودة الإعداد له سلفاً وحسن الإدارة أثناءه ودقة المتابعة بعده
