فن إدارة الإجتماعات

مقدمه

تعد الاجتماعات إحدى أهم الوسائل التي يتم من خلالها إدارة العمل غير الفردي ، سواءً كان هذا العمل مؤقتاً أو مستمراَ ، دلت بعض الدراسات الحديثة على أن ما بين 40% - 70% من وقت العمل يذهب ويقضى في الاجتماعات مع أن المنتج والمجدي فقط من هذه الاجتماعات هو ما نسبته 25% منها
الاجتماعات هي :
" وسيط فعال لتجميع المواهب والقدرات وإعطاء نتائج أكبر من المجهود الفردي للجميع "
أنواع الاجتماعات

• اجتماعات تبادل المعلومات
• اجتماعات اتخاذ القرارات
• اجتماعات البحث والدراسات
• اجتماعات علمية تعليمية
• اجتماعات طارئة
• اجتماعات روتينية دورية
• اجتماعات مظهرية شكلية احتفالية إعلامية

فوائد الاجتماعات

• إن وجود الاجتماعات في أي مؤسسة يساعد على تبادل الخبرات بين العاملين
• من خلال الاجتماعات يتم تقديم أحدث وأصح المعلومات من أوثق المصادر
• تعطي الفرصة للجميع للمشاركة في اتخاذ القرارات
• تكرس روح الفريق الواحد في العمل

متى تكون الاجتماعات ضرورة؟

• عند الحاجة للإبداع
• عندما يريد القائد أن يستطلع الآراء ويجمع المعلومات
• عندما تكون المعلومات المطلوبة لاتخاذ القرار متوفرة لدى كافة الأعضاء
• عندما تكون المشكلة معقدة وتتطلب معرفة واسعة لحلها
  
• عندما يريد المدير أن يشرك مرؤوسيه في صنع القرار أو يشعرهم بأنهم جزء مهم في العملية الإدارية أو يبني جسور الثقة معهم
• عندما يتطلب الأمر اتخاذ مواقف تنطوي على مخاطرة
• عندما يريد أعضاء المجموعة زيادة فهمهم لبعضهم البعض
• عندما تكون المجموعة كلها مسئولة عن اتخاذ القرار

لكي يكون الاجتماع منتجاً ومثمراً ويستفاد منه الفائدة القصوى لا بد من جودة الإعداد له سلفاً وحسن الإدارة أثناءه ودقة المتابعة بعده

ما قبل الاجتماع

• استبعد الاجتماع عندما لا يكون له حاجة
• يجب تحديد هدف الاجتماع بدقة ووضوح وإبلاغ المشاركين بذلك
• حد من سيحضر الاجتماع
• لا بد من تحديد تاريخ وزمان ومكان ومدة الاجتماع وأن يكون ذلك مناسباً لأغلبية المشاركين
• أعمل قائمة بالمواضيع التي ستتم مناقشتها بشكل تسلسلي (جدول الأعمال )
• حدد الوقت الذي يتم تكريسه لكل موضوع
• حدد الدراسات والمهام والمواضيع المطلوبة من كل عضو أن يقوم أن يقوم بها قبل الاجتماع
• أبلغ المشاركين بكل ما سبق قبل الاجتماع بوقت كاف
• لا تنسى أن تعد للاجتماع ما يحتاج إليه من أوراق وأقلام وغذاء وماء وأجهزة عرض وملفات ووسائل نقل ....
• ينبغي لكل مشارك أن يعد نفسه بدنياً ونفسياً وفكرياً ومعلوماتياً للاجتماع

أثناء الاجتماع

• التزام الجميع بالحضور في الزمان والمكان المحددين سلفا ً
• الحضور للاجتماع بنشاط وحيوية
• السلام على الجميع عند الحضور وتحيتهم بتحية الإسلام
• افتتاح الاجتماع بحمد الله والصلاة والسلام على رسوله ثم تلاوة شيء من القرآن إن أمكن
• التعريف بالحضور إن لم يسبق بينهم تعارف وبيات مهمة كل واحد في الاجتماع
• تذكير الحاضرين بجدول الأعمال
• تحديد نهاية الاجتماع حتى يكون الجميع على بينه

• ارصد الرسائل غير اللفظية
• إتاحة الفرصة للجميع في الحوار والنقاش بالعدل والسوية وعدم ترك المجال لأي فرد أن يحتكر الحوار
• عدم الخروج من أي فقرة من فقرات الاجتماع قبل اتخاذ قرار محدد وواضح وتسجيل ذلك أولاً بأول
• لفت نظر أي عضو يخرج في حديثه عن موضوع الاجتماع أو يعود للحديث فيه بعد اتخاذ قرار فيه أو يسيء إلى غيره
• في نهاية الاجتماع تعلن القرارات والنتائج التي تم التوصل إليها وما يخص كل عضو منها وما هي الخطوات التالية
• أحكم السيطرة على الصراعات والعداوات

إنهاء الاجتماع في وقته المحدد ولخص ما تم إنجازه

كيف تجعل الأعضاء يستعدون للاجتماع ؟

• أرسل إليهم جدول الأعمال مع مرفقاته قبل الموعد بوقت كاف
• لخص الوثائق المطولة
• اترك مساحة واسعة بين العناوين الرئيسية واترك مسافات بين الأسطر
• نوع النماذج التي تستخدمها ونوع لون الورق وشكل الطباعة
• اجعل مراسلتك مع الأعضاء تتخذ السمة الشخصية
• أبرز المواضيع الأساسية التي يجب قراءتها

كيف تجعل الأعضاء يستعدون للاجتماع ؟

• اسمح ببعض الوقت في بداية الاجتماع لمراجعة الوثائق
• وضح للأعضاء أن بعض الأوراق التي قدمت تعاني من نقص في المعلومات
• قم بسرعة بتلخيص الوثائق المهمة للأعضاء
• أعتبر تعليقات الأعضاء الذي يبدو أنهم لم يقرؤوا الوثائق ( نقطة خارج النظام )

تحسين نسبة الحضور

• اجعل الاجتماعات التي تديرها أكثر فعالية وكفاءة
• أبدأ الاجتماع وأنهه في الوقت المحدد
• أعقد الاجتماع في المكان والزمان الأكثر مناسبة للأعضاء
• لا تهمل جاذبية الحجرة وإضاءتها وتكييفها والشراب والطعام اللازم
• ادخر أهم ما تريد الإعلان عنه إلى الاجتماع
• اذكر أسماء الغائبين في محاضر الجلسات
• قم باستبدال الذين يتكرر غيابهم

كيف تجعل الأعضاء يحضرون في الوقت المحدد ؟

• برمج الاجتماعات لتبدأ في أوقات ملفته للانتباه
• ابدأ في الوقت المحدد ولا تنتظر أحدا
• أغلق الباب عندما يبدأ الاجتماع
• ضع أهم النقاط في رأس الجدول
• ضع المواضيع ذات الأهمية الخاصة بالمتأخرين في البداية
• اطلب مساعدة الملتزمين للضغط على الآخرين
• تحدث عن المتأخرين عن أهميتهم في تطور ونجاح المجموع
• أعرف منهم أسباب التأخير

كيف تبث الروح في مناقشات المجموعة ؟

• اعقد الاجتماعات في الصباح
• قدم غداءً خفيفاً إذا استمر الاجتماع إلى ما بعد الظهر
• كن قائداً مرناً يسهل سير المناقشات وليس قائداً مستبداً
• رتب المقاعد ليسهل الاتصال البصري بين الأعضاء واجعل عددها مناسباً لهم
• وجه أسئلة للأعضاء الجامدين لتشركهم في النقاش
• ردد أسماء الأعضاء الخاملين خلال النقاش
• أعط الأعضاء مزيداً من المسؤوليات ودعهم يعقدون اجتماعات بديلة ويرأسون اللجان الفرعية
  

بعد الاجتماع

• أنه الاجتماع بسرد ملخص عن الأعمال التي اتفق على تنفيذها وزود كل عضو بما يخصه من قرارات
• بلغ الأشخاص أو الجهات التي لم تحضر الاجتماع بما يجب عليها تنفيذه من قرارات
• اجعل الشعار السائد ( ابدأ بالعمل المطلوب بعد الاجتماع مباشرة)
• لاتنسى حسن توديع المشاركين بعد نهاية الاجتماع
• سجل الوعود التي تقدم في محاضر الاجتماع
• أرسل مذكرات بخط اليد بعد أيام من الاجتماع للتذكير بالأعمال المطلوبة
• إذا تأخرت النتائج أتصل بالأعضاء لترى إن كانوا يحتاجون لمساعدتك
• ضمن جدول أعمال الجلسة القادمة تقريراً عن الوضع الذي وصلت إليه كافة الأعمال التي أتفق عليها في الاجتماع السابق

إذا لم تكن رئيساً كيف تزيد من أهميتك ؟

• كن مجوداً في الوقت المحدد
• اجلس قبالة قائد المجموعة
• كن مستعداً للاجتماع
• شارك في أحداث الاجتماع
• لا تحتكر النقاش
• أحسن الإصغاء
• تكلم بحيث يفهمك الجميع
• التزم بجدول الأعمال
• ميز أفكارك عن الآخرين
• كن متفائلاً
• استثر روح التحدي والقوى الكامنة
• قم بنقد الآراء وليس الأشخاص
• إياك والنقاشات الفردية
• تسلم قيادة المجموعة عند الضرورة
• انحز الأعمال المطلوبة منك بدقة وعناية

أسباب فشل الاجتماعات

• عدم وضوح الهدف
• عدم التخطيط الكافي للاجتماع
• سوء التبليغ للمشاركين
• اختيار وقت غير مناسب للاجتماع أو غير كاف له
• عدم حضور المشاركين في الزمان أو المكان المحددين
• عدم أهلية المشاركين في الاجتماع
• الاشتغال أثناء الاجتماع بغير جدول أعماله
• عدم التوصل لقرارات محددة في موضوعات الاجتماع أو عدم وضوح القرارات لدى المشاركين
• الغلظة والقسوة أو التسيب والإهمال في إدارة الاجتماع
• فقدان التنفيذ الناجح والكفء للقرارات الصادرة عن الاجتماع
  

راااااائع
الله يعطيك العاافيه

موضوع جدا جدا رائع استفدته منه كثيرا

يعطيك العافية

[هوى بلادي]

رائع ماطرحت بارك الله فيك ونفع بك الأمة
وكثر الله من أمثالك دمت من أهل الخير للأسلام والمسلمين تورث علما يتوارثه جيل وجيل .

شكرا للجميع حسن المتابعة و المرور الكريم و اتمني ان نتعاون جميعا لاثراء الحياة و المنظومة الادارية في وطنا الاكبر الوطن العربي

بارك الله فيك و نفع بك

شكرا أ.طارق على هذا الموضوع الشيق